Tietosuojaseloste: jäsenrekisteri

Yksityisyytesi on meille periaatekysymys.

Me Oulu Underground ry:ssä kunnioitamme yksityisyyttäsi. Tämä seloste ei ole meille vain lakisääteinen velvoite, vaan tapa kertoa avoimesti, miten pidämme huolta tiedoistasi. Keräämme toimintaamme varten vain välttämättömimmät tiedot, suojaamme ne huolellisesti ja käytämme niitä ainoastaan yhdistyksen ja jäsenten yhteiseksi hyväksi.

Muutoshistoria:

23.9.2025:

• Selkeytettiin nimien keräämistä (kohta 5), jotta voimme viestinnässä käyttää jäsenen itsensä ilmoittamaa nimeä.
• Lisättiin lakikonsultaatiossa huomioidut tarkennukset tietojen säilytysaikaan (kohta 6) ja jäsenen oikeuksiin (kohta 11).
• Muokattiin tietojen luovutusta koskevaa lausetta (kohta 9) joustavammaksi.

TIETOSUOJASELOSTE – Oulu Underground ry

Laadittu 10.9.2025
Päivitetty 23.9.2025

1. Rekisterinpitäjä

Oulu Underground ry
Y-tunnus: 3533838-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Oulu Underground ry:n hallitus
Sähköposti: hallitus@oulu.ug

3. Rekisterin nimi

Oulu Underground ry:n jäsenrekisteri

4. Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietojasi?

Käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen lakisääteinen velvoite jäsenluettelon ylläpidosta sekä jäsenyytesi yhdistyksessä. Käsittely on myös sopimusperusteista liittyessäsi yhdistyksemme jäseneksi. Tarvitsemme tietoja, jotta voimme:

• Ylläpitää jäsenrekisteriä ja hoitaa jäsenyyteesi liittyviä asioita.
• Tiedottaa sinulle yhdistyksen toiminnasta.
• Seurata jäsenmaksuja.

5. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme sinulta jäseneksi liittyessäsi ainoastaan seuraavat tiedot:

• Virallinen koko nimi (yhdistyslain vaatima tieto jäsenen tunnistamiseksi)
• Nimi (vapaaehtoinen, viestinnässämme käyttämämme nimi)
• Sähköpostiosoite
• Kotipaikka

6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi jäsenyytesi voimassaolon ajan ja sen kalenterivuoden loppuun, jonka aikana jäsenyys on päättynyt. Tämän jälkeen tiedot poistetaan, ellei lainsäädäntö (kuten kirjanpitolaki) edellytä pidempää säilytysaikaa.

7. Mistä saamme tiedot?

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi, kun maksat jäsenyyden Holvi Payment Services Oy -verkkokaupassa (myöh. Holvi).

8. Miten suojaamme tietosi ja kuka niitä käsittelee?

Suhtaudumme tietoturvaan vakavasti.

• Tiedot on suojattu: Säilytämme rekisteriä omilla, asianmukaisesti suojatuilla palvelimillamme.
• Pääsy on rajattu: Ainoastaan niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä on pääsy tietoihin, joiden tehtävät sitä välttämättä vaativat.
• Käsittely on luottamuksellista: Kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

9. Luovutammeko tietojasi eteenpäin?

Lähtökohtaisesti emme luovuta jäsentietojasi ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan tai jäsenyyteesi liittyvien palveluiden toteuttamiseksi, tai jos laki tai viranomainen siihen pakottaa.

Tietoja ei koskaan siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Holvi-verkkokaupan rooli

Käytämme jäseneksi liittymiseen Holvi-verkkokauppaa. On tärkeää ymmärtää, että:

• Holvi kerää maksamista varten enemmän tietoja kuin me. Jäsenmaksun yhteydessä Holvi tallentaa myös katuosoitteesi.
• Me emme tallenna osoitettasi. Näemme osoitteen Holvin järjestelmässä, mutta emme siirrä tai tallenna sitä omaan jäsenrekisteriimme.
• Holvilla on oma vastuunsa. Holvi on itsenäinen yritys ja vastaa omasta tietojenkäsittelystään. Holvi on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, joita se sinusta kerää. Suosittelemme tutustumaan myös Holvin omaan tietosuojaselosteeseen.

11. Omat oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Tarkistaa omat tietosi.
• Pyytää virheellisen tiedon korjaamista.
• Pyytää tietojesi poistamista jäsenyyden päätyttyä, ellei laki (esim. kirjanpitolaki) vaadi niiden säilyttämistä pidempään.
• Rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Vastustaa käsittelyä, kuten kieltää tietojesi käyttö sinulle tiedottamiseen.

Pyynnöt näihin liittyen tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun sähköpostiin. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos koet tietojesi käsittelyn lainvastaiseksi.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Saatamme päivittää tätä selostetta toimintamme kehittyessä. Voimassa oleva versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.